"Japan maakt weer duidelijk: behoefte aan nationaal crisisplan"

Toen afgelopen vrijdag de omvang van de ramp in Japan duidelijk werd, stelde de Universiteit Twente twee crisisplannen in werking. De ene was het centrale crisisplan, de ander het plan van het international office. Medewerkers gingen meteen in verschillende databases speuren naar gegevens van studenten en medewerkers. Er bleken twee studenten en een medewerker in het land te zijn. Daar werd contact mee gelegd.

Alle drie wilden zij vrijdag niet meteen terugkeren. De student die op zijn stageadres vlakbij Tokio aan het programmeren van een robot werkte, wilde zijn robot niet zomaar achterlaten, hij hoefde nog maar een paar weken. En de medewerker wilde ook liever verder werken aan zijn onderzoek. “Op maandag hebben we ze opgeroepen om terug te komen”, zegt Paardenkooper. De onderzoeker stribbelde nog tegen, vertelt ze, “hij wilde graag dat we een doos jodiumpillen zouden opsturen”.

“In goed overleg hebben ze uiteindelijk alledrie het land verlaten. Maar ook dat ging niet zomaar. Want iemand kan wel weg willen, maar de treinen reden niet, de benzine was op, en vliegtickets waren schaars. Een Japanse stagebegeleider heeft zelfs nog een taxi geregeld waarmee een van de studenten naar het vliegveld werd gebracht.”

De situatie leidde bij Paardenkooper tot veel vragen. “Wij hadden er maar drie in het land, maar Leiden had er 31. Ik vroeg me af: hoe doen andere onderwijsinstellingen dit? En tot waar reikt mijn verantwoordelijkheid? Wat als ze niet terug hadden gewild? Ik wilde graag dat de begeleiders van onze studenten contact legden met hun ouders, maar dat stond niet in het crisisplan.  Dat zal juridisch niet onder onze verantwoordelijkheid vallen, maar waar houdt die op en waar begint je morele verantwoordelijkheid?”

Paardenkooper leerde veel door deze situatie. Het viel haar meteen al op dat er dingen te verbeteren vielen. “De twee crisisplannen sloten niet goed op elkaar aan”, vertelt Paardenkoper. “Verantwoordelijkheden liepen door elkaar heen.” En in de emergency formulieren die voor vertrek door de medewerker en studenten waren ingevuld misten gegevens. “Zo ontbrak het Skype-adres”, zegt Paardenkooper, “wat in dit soort situaties echt handig kan zijn”.

Verder wijst Paardenkooper op een probleem waar veel instellingen al langer mee kampen: het gebrek aan een eenduidig registratiesysteem waaruit in één oogopslag duidelijk wordt welke studenten en medewerkers waar zitten. “Er wordt gewerkt aan een landelijk systeem, Osiris, maar dat zal voor 2013 niet af zijn.”

Al met al vindt ze dat het tijd is voor nationale richtlijnen voor dit soort situaties waar alle universiteiten en hogescholen gebruik van kunnen maken. Ze ziet dat de NAFSA, de Association of International Educators, dit soort richtlijnen al lang heeft ontwikkeld. “Dit lijkt me echt een taak voor de Nuffic. Ik ga in ieder geval zelf dit jaar op de NAFSA conferentie naar de sessies die met het thema veiligheid te maken hebben.”