Het belang van de fax

Ik hoor dit soort ervaringen vaker. Jammer, denk ik dan, gemiste kans. En ook: verdorie, wat slecht voor onze naam als Nederlands hoger onderwijs. Het delen van deze negatieve ervaringen doet het altijd goed op conferenties en seminars. Rusland mag het grootste land ter wereld zijn, ook hier geldt: it’s a small world. Daar sta ik dan met mijn verhaal over bevordering van institutionele samenwerking tussen beide landen op een EU-conferentie in Moskou...

Grote kans dat de e-mail wel is aangekomen, maar ergens in een digitale postbak is blijven liggen. Niemand die wist voor wie de e-mail bedoeld was. Of gewoon geen tijd voor beantwoording. Internationale afdelingen, merk ik, hebben het vaak erg druk.

Stel nou dat het verzoek wel goed is aangekomen, maar dat er geen interesse is. Schrijf dat dan! Weet de ander tenminste waar die aan toe is.
Een andere klacht van Russische instellingen: we weten vaak niet wie bij Nederlandse universiteiten het contacpersoon is voor samenwerking. Wie we moeten benaderen, wordt niet duidelijk uit de informatie op de websites.
Andersom geldt de klacht trouwens ook. Met Russische instellingen is het vaak moeilijk contact leggen. Van Nederlandse universiteiten krijg ik dan het verzoek of ik even wil nabellen of de brief is aangekomen, en wanneer het antwoord komt. Vaak faxen we de e-mail en de brief dan naar onze Russische collega’s. U hoort het goed: faxen!

Ik vond dit ook een beetje ouderwetse manier van communicatie toen ik voor de eerste keer zag dat een medewerker van mijn kantoor een print van een e-mail in het fax-apparaat stopte – met de vertaling in het Russisch er achter aan. Een e-mail faxen is toch of je met de TGV over een boemelspoorlijn van Amsterdam naar Parijs rijdt.

‘Waarom faxen we dit’, vroeg ik verbaasd.
‘Heel gewoon’, kreeg ik als uitleg. ‘Als je faxt weet je zeker dat de brief aankomt. Deze fax is bijvoorbeeld bedoeld voor de directeur van een faculteit. Eerst komt die aan bij een secretaresse. Die geeft de fax weer door aan een assistent. Die brengt de fax aan een plaatsvervangend directeur. En die geeft de e-mail-fax weer aan zijn baas.’

‘Wat is het eigenlijk voor fax’, vroeg ik nieuwsgiering.
‘De bevestiging over deelname aan het seminar. Nu is de hele afdeling op de hoogte dat jij komt, want iedereen ziet de fax. Mooi toch?!’

Charles Hoedt